Verfügen Sie über zuverlässige Belegungsdaten zu Ihren Büros?

Wir alle wissen, wie ein Büro aussehen sollte, oder? Eine aseptische Lobby voller scharfer Kanten, aber mit einem flippigen Stück moderner Kunst, das sagt: Hey, hier macht es Spaß zu arbeiten. In den oberen Etagen ein Bauch voller Kabinen, umgeben von einem Brustkorb aus Büros der mittleren Führungsebene. Darüber hinaus gibt es so viele Eckbüros, wie in eine siebeneckige Bodenplatte passen, was durch die Balkone ermöglicht wird, auf denen man nach einem Handysignal suchen kann. Und schließlich ein Konferenzraum oder vielleicht auch zwei, von denen man einen weiten Blick auf die Konferenzräume eines benachbarten Hochhauses hat.

Der Grund für diese Ansammlung von lauten Zellen und einem Besprechungsraum, in dem zwei Personen an einem Tisch für zwanzig Personen ein Arbeitsessen einnehmen, liegt in unseren weit verbreiteten falschen Vorstellungen davon, wie ein Büro auszusehen hat. Wir lassen uns so leicht von der menschlichen Intuition und dem Verstand in die Irre führen. Und obwohl das logische Denken im Allgemeinen als Mittel zur besseren Entscheidungsfindung angesehen wird, führt es paradoxerweise oft zu epistemischen Verzerrungen, auch bei der Funktionsweise unserer Büroräume. Wenn wir uns mehr auf die Wissenschaft als auf unser Bauchgefühl verlassen würden, sähen Arbeitsplätze vielleicht ganz anders aus, wären nützlicher und wirtschaftlicher.

Bei der Rückkehr zum Arbeitsplatz nach der Pandemie müssen sich Büro- und Einrichtungsleiter auf die Wissenschaft und nicht auf ihren Instinkt verlassen, aber ein jahrzehntelanger Laissez-faire-Ansatz bei der Raumnutzung hat uns keine Grundlage gegeben. Wenn die Rückkehr zur Normalität die Rückkehr zu mittelmäßigen Arbeitsplätzen bedeutet, könnte dies ein Debakel für eine bereits angespannte Unternehmenskultur bedeuten. Selbst wenn ein Unternehmen die Bürobelegungsmuster vor der COVID-19 gut gemessen hat, wird der Arbeitsplatz, zu dem wir zurückkehren, wahrscheinlich ganz anders aussehen als der, den wir im vergangenen März verlassen haben.

Die grundlegendste Art, die Bürobelegung zu untersuchen, ist die reine Beobachtung aus erster Hand. Jemand geht mit einem Klemmbrett durch ein Büro und macht sich Notizen darüber, wie es genutzt wird. Dies liefert zwar gute anekdotische Beweise, hat aber auch einige offensichtliche Einschränkungen. Erstens haben diese Studien in der Regel nur einen kurzen Zeitrahmen. Die Mitarbeiter wollen zum nächsten Projekt weiterziehen und die Berater wollen bezahlt werden. Zweitens werden nicht viele Informationen erfasst; eine Person mit einem Klemmbrett kann nur so schnell schreiben. Und schließlich ist es aufdringlich. Die Mitarbeiter mögen es nicht, wenn jemand jeden ihrer Schritte mitschreibt. Das kann sogar die Ergebnisse verfälschen, denn niemand verhält sich gleich, wenn er glaubt, dass ihn jemand beobachtet.

Beobachtungsstudien können natürlich nur eine begrenzte Aussagekraft haben. Viele Büros beziehen Ausweisdaten in ihre Studien ein. Die meisten dieser Daten werden bereits vom Zugangskontrollsystem erfasst, so dass sie den Belegungszahlen einen wichtigen Kontext hinzufügen können. Doch auch diese Methode hat ihre Tücken. Oft werden Personen gleichzeitig eingelassen, die nur den Ausweis einer Person benutzen. Dies nennt man "tailgating". Da man sich in den meisten Gebäuden nicht ausweisen muss, gibt diese Methode auch keinen Aufschluss darüber, wie lange sich jemand im Büro aufgehalten hat. Da die Anwesenheit im Büro immer weniger obligatorisch ist, werden wir wahrscheinlich feststellen, dass sich die Leute nur für die Teilnahme an einer wichtigen Sitzung ausweisen.

Badge-Studien geben vielleicht Aufschluss darüber, wie viele Personen das Büro betreten haben, aber sie helfen nicht dabei, zu verstehen, wie die Menschen interagieren, wenn sie erst einmal im Büro sind. Badge-Studien liefern eine Hypothese, die die meisten Unternehmen derzeit haben: Wie viel Bürofläche brauche ich? Früher war die Berechnung der Bürofläche einfach: Anzahl der Mitarbeiter x zugeteilte Quadratmeter pro Mitarbeiter. Aber diese alten Berechnungen der Dichte gelten nicht mehr für die neue Arbeitsumgebung. Um herauszufinden, welche Dichte für ein Büro angemessen ist, muss eine genauere Analyse durchgeführt werden.

An dieser Stelle kommen Sensoren ins Spiel. Es gibt eine neue Generation von Sensoren, die schnell installiert und konfiguriert werden können, um mit der Untersuchung der Bürobelegung zu beginnen. "Wir sagen unseren Kunden, dass es immer am besten ist, zweimal zu messen und einmal zu schneiden", so Allison Ballard, VP & Executive Director bei 4SITE by CORT. "Dies sind wichtige Entscheidungen, die erhebliche Auswirkungen auf das Endergebnis eines Unternehmens haben können, nicht nur in Bezug auf die Immobilien-kosten, sondern auch auf die Produktivität und das Engagement; und sie müssen mit Vertrauen und auf der Grundlage tatsächlicher wissenschaftlicher Erkenntnisse getroffen werden."

Die besondere Herausforderung für Unternehmen besteht darin, dass sie nicht nur die Nutzung ihrer Räumlichkeiten verfolgen müssen, sondern auch, wie sich diese verändert. Da es keine Ausgangsbasis gibt, mit der sie arbeiten können, müssen die Arbeitsplatzmanager ihre analytischen Fähigkeiten einsetzen, um zu verstehen, wo das neue Gleichgewicht liegt. Ballard schlägt vor, bei einer Studie zur Rückkehr an den Arbeitsplatz mindestens sechs Monate lang Daten zu sammeln, bevor Schlussfolgerungen gezogen werden. "Sobald Sie glauben, eine Vorstellung davon zu haben, was Ihre Mitarbeiter wollen, können Sie damit beginnen, einige strategische Änderungen vorzunehmen und A/B-Tests durchzuführen", sagte sie. Dazu müssen sowohl die Sensoren als auch das Design der Studie so flexibel sein wie der Raum.

Sensoren können von den Mitarbeitern auch als störend empfunden werden, aber eine gut konzipierte Studie kann Abhilfe schaffen. Es müssen Kommunikationskanäle geschaffen werden, damit die Teams den Kontext der Studie verstehen und wissen, was getan wird, um Bedenken hinsichtlich der Privatsphäre zu zerstreuen. Belegungsstudien können nur mit anonymen Daten durchgeführt werden, so dass sie weniger datenschutzrechtlich bedenklich sind als Beobachtungsstudien oder Badge-Studien.

Um die Belegung zu verstehen, geht es eigentlich um eine langfristige Beobachtung. Einmalige Studien können dazu beitragen, unser Wissen über die Belegung zu erweitern, aber nur durch fortlaufende Analysen können wir unser Verständnis verfeinern und uns differenzierterer Veränderungen bewusst werden. Die Umstrukturierung eines Immobilienportfolios ist eine wichtige Entscheidung. Um die richtige Entscheidung zu treffen, sollten so viele Daten wie möglich verwendet werden, um die Richtigkeit der Annahmen zu überprüfen. Ein langfristiger, wissenschaftlicher Ansatz, um zu verstehen, wie Menschen mit ihrem Arbeitsplatz interagieren, gibt den Unternehmen Sicherheit bei ihren Entscheidungen über die künftige Nachfrage nach Büroflächen.