Ihr Büro sieht vielleicht gerade so aus: eine Reihe von Schreibtischen, die über Ihren offenen Grundriss verteilt sind. Natürlich standen diese in den letzten Monaten wahrscheinlich leer, da Ihr Arbeitsplatz geschlossen oder nur eingeschränkt ausgelastet ist. Sicher haben Sie schon vor COVID beobachtet, dass bis zu 40 % der zugewiesenen Schreibtische eines Büros an einem bestimmten Tag ungenutzt blieben.

Die Büros, in die wir nun zurückkehren, werden anders aussehen, und wir werden sie anders nutzen als zuvor. Die Unternehmen beginnen die Art und Weise, wie sie ihr Büro nutzen, dauerhaft umzustellen. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben 78 % der Mitarbeiter an, dass sie die Häufigkeit, mit der sie nach COVID ins Büro gehen, ändern wollen. Die durchschnittliche Erwartung, wie oft? Knapp 3 Tage pro Woche. 56 % äußerten Interesse an einem alternativen Büro in der Nähe ihres Wohnorts, um das Pendeln zu vermeiden, allerdings nur manchmal.

Die Zukunft scheint sehr flexibel zu sein, und auch die Arbeitsplätze werden sich verändern müssen. All die Schreibtische, die ungenutzt bleiben? Auch sie müssen flexibel sein. Deshalb müssen Sie einen Plan entwickeln, wie Sie Hot Desking an Ihrem Arbeitsplatz einrichten können.

Schritt 1 für die Einrichtung von Hot Desking: Planen Sie Ihr sozial-distanziertes Büro-Layout

Wenn Sie Ihr Büro demnächst eröffnen oder bereits eröffnet haben, müssen Sie einen sicheren sozialen Abstand zwischen den Mitarbeitern einhalten. Wenn sich die Gesundheitsvorschriften in Ihrer Region lockern, können Sie die Kapazität erhöhen. Die Aufteilung Ihrer Schreibtische wird sich im Laufe der Zeit ändern. Hier sind einige Dinge zu beachten.

Kapazität. Wie hoch ist Ihre Kapazität jetzt und in jeder Phase Ihrer Rückkehr? Erwarten Sie, dass nach der "vollständigen Wiedereröffnung" täglich genauso viele Mitarbeiter im Büro anwesend sein werden? Was ist Ihre voraussichtliche "neue normale" Kapazität? Was werden Sie tun, wenn zu viele Menschen in das Büro kommen wollen?

Zuweisungsstrategie. Wem müssen die Schreibtische dauerhaft zugewiesen werden? Behalten Sie Team-/Abteilungsbereiche bei? Müssen leitende Angestellte und Manager bei der Zuweisung ihrer Schreibtische unterschiedlich behandelt werden? Erlauben Sie den Mitarbeitern, einen festen Schreibtisch zu beantragen, oder entscheiden die Führungskräfte?

Möbelwechsel. Sind Ihre Schreibtische fest oder beweglich? Können Sie sie entfernen oder umstellen? Was ist mit anderen Möbeln? Erwägen Sie die Anschaffung leichter, beweglicher Barrieren oder sogar hoher Pflanzen, um Trennbereiche zu schaffen. Verwenden Sie Teflon-Möbelgleiter wie SuperSliders, um schwere Möbel mobil zu machen, oder erwägen Sie die Anschaffung von Möbeln mit Rollen.

Analyse der Tätigkeiten. Welche Teams oder Mitarbeiter führen spezielle Arbeiten aus, die einen bestimmten Platz im Büro erfordern? Gibt es Bereiche, in denen die Schreibtische zugunsten eines zusätzlichen Raums für die Zusammenarbeit entfernt werden sollten? Die Mischung der Aktivitäten im Büro könnte in der hybriden Zukunft anders aussehen, was den Bedarf an Zusammenarbeit und Sozialisierung unterstreicht.

Schritt 2 bei der Einrichtung von Hot Desking: Erstellen Sie Ihren neuen Hot-Desking-Grundriss

Wenn Sie diesen Prozess abschließen, sieht Ihr aktualisierter Grundriss möglicherweise komplexer aus als zuvor. Flexibler Raum ist auf einer Karte schwieriger zu kodieren; Schreibtischzuweisungen und Abteilungsbereiche werden nicht mehr ausreichen. Verwenden Sie Ihr Raumplanungstool oder sogar einen Online-Editor wie Lucidchart, um Anpassungen vorzunehmen. Da diese Änderungen möglicherweise nur vorübergehend sind und sich häufig ändern, sollten Sie ein Tool verwenden, das Ihnen auch Flexibilität bietet.

Beginnen Sie damit, sichere soziale Abstände zu markieren. Zeichnen Sie Kreise mit einem Durchmesser von 1,5 m auf Ihren Grundriss, um zu ermitteln, welche Schreibtische verwendet werden können, um eine Barriere von 1,5 m zwischen den Mitarbeitern einzuhalten, z. B. ein Schachbrettmuster oder X-förmige Pods. Markieren Sie die Schreibtische, die nicht verwendet werden können. Wenn Sie die Tische nicht physisch verschieben können, können Sie ein Schild oder eine Fahne an diesen Tischen anbringen, die mit dem Plan übereinstimmen.

Ermitteln Sie Verkehrsmuster. Wo versammeln sich Menschen? Wo kreuzen sich die Wege der Menschen? Wo stehen die Leute in der Schlange? Überlegen Sie, ob Sie diese Bereiche absperren, eine Einbahnstraße einrichten oder eine Beschilderung anbringen sollten. Markieren Sie auf Ihrem Grundrissplan die entsprechenden Bereiche.

Markieren Sie Ihre Aktivitätszonen. Wo werden sich die Mitarbeiter im Laufe des Tages aufhalten, um verschiedene Arbeiten zu erledigen? Sie können die Raumtypen bezeichnen, nach Art der Tätigkeit. Markieren Sie diese auf der Karte und achten Sie darauf, dass eine Vielzahl von Raumtypen vorhanden ist, vor allem jetzt, da einige Bereiche geschlossen oder umgestaltet werden könnten.

Klassifizieren Sie Ihre Schreibtische und andere buchbare Räume. Welche Schreibtische werden zugewiesen, und welche können reserviert werden? Wenn einigen Mitarbeitern feste Schreibtische zugewiesen werden, befinden sich diese dann in einem Bereich und flexible Schreibtische in einem anderen? Werden einige Schreibtische für eine bestimmte Abteilung reserviert sein? Ziehen Sie eine farbliche Kennzeichnung der Schreibtische oder Bereiche in Betracht, damit die Mitarbeiter wissen, welcher Bereich welcher ist.

Laden Sie Ihren neuen Grundriss hoch. Fügen Sie Markierungen für jeden Schreibtisch hinzu und legen fest, welche Schreibtische zugewiesen werden können und wie sie zugewiesen werden sollen.

 Schritt 3 bei der Einrichtung von Hot Desking: Iterieren und anpassen, wenn Sie neu eröffnen

Mehr denn je kann Ihr Arbeitsplatz nicht statisch bleiben. Es gibt keine Einheitslösung, und der einzige Weg, es richtig zu machen, ist, zu iterieren und auf die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter zu reagieren. Planen Sie schon jetzt, wie Sie die Einrichtung Ihrer Arbeitsplätze im Laufe der Zeit anpassen werden.

Holen Sie regelmäßig die Meinung Ihrer Mitarbeiter ein. Ziehen Sie in Erwägung, bereits jetzt eine Umfrage zu verschicken und verwenden Sie diese Umfrage dann erneut, um die sich ändernden Präferenzen zu ermitteln. Es ist schwer vorhersehbar, was jemand Monate in der Zukunft bevorzugt, also stellen Sie sich darauf ein, dass sich die Präferenzen ändern.

Lernen Sie Ihre Daten kennen. Untersuchen Sie Ihre Desk-Analysen, um Muster und Trends zu erkennen. Gibt es bestimmte Mitarbeiter, die häufig kommen und von einem festen Schreibtisch profitieren würden?  Schauen Sie sich Ihre Datenquellen an, z. B. Anmeldeprotokolle, Zugangskontrolldaten und, falls vorhanden, Belegungssensoren und Luftqualitätsdaten. Wann kommen die Mitarbeiter ins Büro und wann gehen sie wieder, und an welchen Tagen? Wie verhält sich das im Vergleich zu den Mustern vor der Pandemie? Kommen jeden Tag dieselben Personen, und entspricht das Verhalten den Präferenzen, die die Mitarbeiter zuvor geäußert haben?

Führen Sie auf der Grundlage dieser veränderten Muster weitere Schritte durch. Planen Sie für die nächsten 12 bis 18 Monate wesentlich kürzere Iterationszyklen ein als bisher - denken Sie an Tage oder Wochen, nicht an Monate.

Melden Sie sich zurück. Wie häufig werden Sie das Führungsteam Ihres Unternehmens informieren? Wann werden die Mitarbeiter über Änderungen informiert und um Feedback gebeten? Legen Sie einen Zeitplan fest, damit jeder weiß, was er zu erwarten hat und wann er seinen Beitrag leisten kann.

Sobald Sie Ihren Plan für flexibles Schreibtischmanagement haben, brauchen Sie die richtige Technologie, um ihn zu unterstützen.